Diagrama o Carta Gantt

Esta es una de las excelentes herramientas que puedes utilizar para gestionar tus proyectos, ya que la organización y la planificación son fundamentales para alcanzar tus metas y cumplir tus sueños.

Tener un orden es muy importante para cualquier tipo de proyecto, por sobre todo el proyecto de emprender. Y no solo puedes usar la planificación en tus negocios, también puedes gestionar tus proyectos personales, como por ejemplo sacar tu título universitario o incluso bajar de peso. Si todo lo tienes en base un orden, con fecha de inicio y termino, te aseguro que se te dará de forma mas sencilla y fácil.

En base a esto, te enseño que es, para que sirve, como hacer y como aplicar un Diagrama o Carta de Gantt.

¿QUÉ ES LA CARTA O DIAGRAMA DE GANTT?

Es una herramienta de planificación de proyectos donde se representan las diferentes tareas con sus tiempos y las personas encargadas de las diferentes áreas. Este instrumento te permite ordenar tus actividades y definir el tiempo que te tomara realizar cada una de ellas. Todo esto te muestra un panorama general el proyecto.

HISTORIA.

La primera Carta de Gantt de la que se tiene registro fue ideada por Karon Adameicki a mediados de la década de 1890. Adameicki era un ingeniero polaco que tenía interés en las técnicas de gestión. 

Posteriormente, en el año 1905 aprox, Henry Gantt, quien fuese consultor técnico de nacionalidad estadounidense, puso en práctica su propia versión de esta herramienta y fue quien la

popularizo en los paises accidentales. Es por ello, que a Henry Gantt se le relaciono con este instrumento de planificación.

En sus inicios y por mucho tiempo, la Carta de Gantt se realizó a mano, es por ello que cada vez que se le realizaba una modificación era bastante engorroso crear desde 0 una carta nueva. Por lo que pocas personas hacían uso de este tipo de instrumento, ya que conllevaba tiempo. Pero gracias a la llegada de la tecnología, podemos crear Carta de Gantt en cualquier computador, Tablet e incluso en tu celular, actualizándola de forma rápida cada vez que se necesite y puedes imprimirla con facilidad o simplemente puedes utilizarla en línea.

RAZONES PARA UTILIZAR EL DIAGRAMA DE GANTT

Miles de personas utilizan esta herramienta con la intención de ser mas productivos. Y como te mencione anteriormente, se puede emplear en tus proyectos de emprendimiento o proyectos personales.

1.- Un trabajo claro:
La creación de una Carta de Gantt te permite tener una meta clara en la dirección correcta, ya que te permite visualizar el tiempo que tienes para llevar a cabo el proyecto. Este grafico te ofrece un método mas comprensible para quienes trabajan en tu proyecto, puesto que existen tareas claras y su consecución al implementarse sobre la base diaria, semana, mensual o anual y en función de la escala de tiempo. En palabras sencillas, la Carta de Gantt tiene la capacidad de mostrarte de un solo vistazo toda la información mas relevante del proyecto en cuanto a tareas, actividades, su duración, conclusión, fecha de inicio, fecha de termino, y más.

2.- Sencillo de entender:    
Esta herramienta te entrega un marco visual para el trabajo a realizar, evitando encontrar malentendidos, sobre todo cuando se trata de tareas de gran complejidad. La Carta de Gantt le entrega a cada persona involucrada en el proyecto, que es lo que debe hacer y cuanto es el tiempo con el que cuenta para realizar su tarea, y todo eso en una sola página.

3.- Asignación de recursos:
La claridad que te brinda esta herramienta te permite saber donde se va a necesitar los recursos con la intención de anticiparse, asignar o compartir y maximizar de esta forma el uso de los recursos. Al estar atento a la planificación, es más probable mantenerte dentro del presupuesto, además que también es mejor asegurar la finalización a tiempo.

4.- Asegurar cada proyecto:
Otra ventaja de utilizar la Carta de Gantt es ayudar a los encargados, que toman las decisiones de cada proyecto, a visualizar el futuro de forma clara, de esta forma puedes asegurar que cada proyecto se este trabajando hasta lograr cumplir con el objetivo.

TIPOS DE CARTA O DIAGRAMA DE GANTT

Dependiendo del tipo de proyecto que tengas en mano, puedes utilizar una carta Gantt diferente, por ejemplo:

·        Carta de Gantt de adelanto de obra.
En este grafico se puede controlar la planificación de la obra mediante el programa de obra ya establecido y en donde a través de rayas y trazos se anota la tarea realizada. En este instrumento puedes comprar la planificación con las actividades que se han ejecutado de tal manera que se pueda corregir o modificar lo que sea necesario, todo para lograr cumplir con el objetivo.
 
·        Carta de Gantt de etapas.
En este caso se trata de un diagrama en el que se distingue las diferentes partes de un mismo concepto. La barra de cada unidad de obra es dividida en partes, las cuales se representan en el diagrama como etapas. Es un instrumento muy común en la utilización de proyectos en los que claramente han sido definidas las diferentes partes que lo conforman.
 
·        Carta de Gantt de escalones.
Aquí se representa la fecha de inicio y la de termino de las diferentes actividades, asi como el coste de cada una de las tareas. El tamaño de las barras se incrementa en base a dicho coste, por lo que la parte final es la que tiene mayor tamaño ya que es el de mayor coste.
 
·        Carta de Gantt de trabajo.
Y por último tenemos este otro tipo de Carta de Gantt que se utiliza para la mano de obra o la maquinaria. En este tipo de gráficos se registra la incidencia en el trabajo con respecto a estos conceptos de tal manera que puedas controlarlo y comprobar que lo que planificaste ha sido lo que ejecutaron.

PASO A PASO PARA DISEÑAR UN DIAGRAMA DE GANTT.

1.- Establece el alcance del Proyecto.
Como todo en el emprendimiento, primero debes tener claro cuál será el alcance que tendrá el proyecto y esto consiste:

        1.        Objetivos ¿Qué deseas lograr con el proyecto?
     2.        Resultados ¿Cuáles son los resultados visibles del proyecto?
       3.        Restricciones ¿Qué limitaciones tiene el proyecto, en relación con el tiempo, a los recursos y al presupuesto?

2.- Listar las Tareas.
El segundo paso es enumerar todas las tareas y las actividades necesarias para cumplir con el proyecto. La lista debe ser lo mas detallada posible, y si existiesen subtarea también indicarlas.

3.- Tiempo; fecha de inicio y fecha de termino.
Toda tarea debe tener una fecha de inicio, el tiempo que se tomara para realizar el proyecto y la fecha de termino. Esto debe ser realista, para asi evitar retrasos he incumplimientos.

4.- Identificar los departamentos involucrados.
Establecer cuáles son las dependencias que estarán involucradas en el proyecto, e indicarles cuál será su posición a lo largo de la realización del trabajo. De esta forma tendrás un orden y establecer una secuencia lógica.

5.- Recursos.
Asigna los recursos necesarios para cada tarea, incluyendo personal, equipos, maquinarias y materiales. Un de los puntos importantes es tener clara la disponibilidad y a capacidad de los recursos al planificar.

6.- Crear la Carta de Gantt
Utiliza un software de gestión de proyectos como Microsoft Project, Trello o cualquier otra herramienta que permita crear Carta de Gantt. En ella ingresa las tareas, el tiempo, las fechas y los departamentos involucrados en el proyecto.

7.- Revisión y ajustes.
Tras la creación de la carta, debes revisarla detalladamente para asegurarte de que todos los elementos estén correctos, ajustando las fechas y las duraciones según sea necesario.

8.- Compartir y Colaborar.
Comparte el diagrama con todos los miembros del equipo que integren el proyecto y las partes interesadas. Asegúrate de que todos entiendan el plan y sus responsabilidades.
    
Estas son las fases de la creación de la Carta o Diagrama de Gantt, en donde podrás realizar una planificación detalladas del proyecto o los proyectos.

Esta herramienta es de gran ayuda para el proceso de tu emprendimiento, entregándote un plan claro para cada proyecto que tengas en tu negocio.