Gestión de proyectos.

Desde el inicio de tu emprendimiento y a lo largo del crecimiento de este, existen muchos componentes que actúan como distractores de tus objetivos. Es por ello que necesitas ayuda para enfocarte en las actividades que te permitirán llegar a tu meta deseada.

Existen diferentes métodos de gestión de proyectos, siendo la presentada por la Project Management Institute (PMI) la categorizada como oficial y la más certificada para trabajar, ya que se puede moldear para diferentes ámbitos.

¿QUÉ ES LA PMI?

Project Management Institute es una organización americana sin fines de lucro, que se ha posicionado como líder mundial para la comunidad creciente de millones de profesionales de proyectos de todo el mundo.

SU DESARROLLO SE ESTRUCTURA EN CINCO FASES:

INICIO = Como lo indica la palabra, es el inicio del proyecto, presentando de forma directa, concreta los objetivos o metas, y los recursos con los que se cuentan para realizar el proyecto. Es una etapa que tiene una gran importancia en el contexto de las organizaciones, ya que está destinada a la preparación previa del proyecto y busca la coordinación de las personas que comprenden tu negocio.       

PLANIFICACIÓN = En esta etapa del proceso, debes diseñar el sistema de trabajo que necesitaras a lo largo del proyecto, puesto que la planificación detallada le otorga consistencia al proyecto y evita las sorpresas no deseadas. Siempre es mejor diseñar un camino con distintos escenarios. El plan de proyecto puede ser desde un DIAGRAMA GANTT*, lo que es muy detallado, o una plantilla que detalle las tareas, las fechas, los responsables y los objetivos.

EJECUCIÓN = Este es el proceso de producción y realización de las actividades del proyecto. En esta etapa se puede obtener un reporte de cómo avanza cada una de las actividades. Es durante este proceso que aparecen los desvíos en la planificación, los problemas de recursos y los demás temas operativos. Resulta crucial la capacidad para gestionar y resolver problemas.

CONTROL = Aquí se realiza la monitorización de la ejecución del proyecto para que lo problemas potenciales puedan ser identificados en tiempo y forma, habilitando así la posibilidad de tomar medidas correctivas y preventivas de manera oportuna.

CIERRE = En este punto se incluye la aceptación explicita del proyecto y su término. Esta fase se debe hacer de manera formal, con reportes y entrega del producto o servicio. Aquí se puede hacer un balance del proyecto. Otro concepto importante en esta etapa es la realización del acta de aceptación del cliente. Esta acta te permite evitar problemas, como algún reclamo o cobros adicionales.    

   

VARIABLES PARA CONSIDERAR EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS:

1.- Tiempo: los proyectos están siempre enmarcados en una fecha de inicio y una fecha de finalización. Este punto los distingue de las actividades que se realizan en una empresa de manera periódica.

2.- Coste: todos los proyectos requieren de un presupuesto. Es necesario tener siempre presente este punto y evaluar, desde un inicio, si las otras dos variables están alineadas al dinero con el dinero que el que se cuente para su implementación.

3.- Alcance: se refiere al resultado del proyecto. Podemos pensar en un alcance tangible como la entrega de un edificio en el sector de la construcción.

FACTORES CLAVES PARA ALCANZAR EL ÉXITO DE UN PROYECTO:

Personas: un proyecto requiere de un equipo. Al armar un equipo de personas, debemos pensar en las aptitudes y actitudes necesarias para cumplir con el proceso del proyecto. El capital humano es el factor más complejo en un proyecto, puesto que se puede gestionar al resto de las variables de manera técnica.

En relación con esto, los siguientes aspectos deben estar muy presentes para asegurar que el grupo de personas sean eficientes:    

·        Entender cuáles son los roles y responsabilidades en cada una de las actividades y fases del proyecto. Marcar estos límites genera seguridad en las personas. Será una gran guía para el equipo saber que se debe hacer y en qué momento.

·        Comprender quienes actúan de manera positiva y quiénes no. En toda empresa, el líder del proyecto. Debe intentar identificar y gestionar a las personas de su equipo.

·        Definir quién es el usuario final del proyecto y quien lleva adelante las definiciones. Dado que en muchas situaciones no se lograra en consenso, será relevante tener en claro a quién corresponde escalar el tema en discusión para poder seguir adelante.

·        Clarificar la disponibilidad de recursos. Las personas suelen estar afectadas a sus tareas diarias, por lo tanto, comprender cuál será su relación con el proyecto, en tiempo y compromiso, permitirá minimizar los problemas de prioridades para garantizar que los recursos no se vean desbordados.

Procesos: toda empresa tiene procesos establecidos tanto de manera formal como informal. Detallar cada uno de ellos, comprender sus tiempos, actores, entradas y salidas, será tan importante como otras actividades.

Los procesos son de gran ayuda para optimizar las operaciones. De igual manera, la falta de proceso en algunos proyectos, como es el caso de la innovación, puede complicar notablemente el escenario.

Tecnología: los aspectos tecnológicos constituyen otro factor clave a tratar en la gestión de proyectos. En la actualidad, la tecnología afecta a todas las actividades, ya sea porque el proyecto en sí requiere de desarrollos o porque la capacitación técnica de los recursos es un diferencial.

La tecnología y sus herramientas presentan factores de riesgo que se deben gestionar. Por ejemplo:

               - Disponibilidad: contar con el software hardware en el momento requerido
               - Performarce: que los sistemas funcionen de acuerdo con los establecidos, ya sea en tiempo o en funcionalidades.
               - Actualización: tener las últimas versiones de cada aplicación funcionando. Actualmente, esto significa un gran desafío.

CARTA O DIAGRAMA GANTT

Un diagrama Gantt o Carta Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionarte una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán que tareas tiene que completarse y en qué fecha.

Para realizar un Diagrama Gantt, primero debes definir el periodo en que realizara el proyecto. Tanto el inicio de este como la fecha termino. Posteriormente debes establecer las tareas que se realizaran a lo largo del periodo que estableciste.

Al igual que cualquier tipo de proyecto, pueden existir diferentes modificaciones a través de la realización del propósito; estas modificaciones debes integrarlas en el diagrama, así como los encargados de cada área.
 

Parece algo tedioso y complicado, todo el proceso de la planificación de tus proyectos, pero e algo fundamental para lograr obtener los resultados que deseas. A lo largo del tiempo, se te será mucho más fácil, y veras que todo lo que tengas que hacer tanto en tu vida como emprendedor como en tu vida personal, resultan más simple si lo haces con una planificación clara.   

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