Método Kanban

Estar al frente de tu negocio es agotador, ya que debes estará atento a todo lo que pasa en cada área de tu trabajo, tienes que revisar el progreso de cada trabajador, sobre todo cuando tiene un proyecto nuevo, con plazo de entrega. Deseas que todo salga excelente y por eso debes revisar informe por informe, hojas de cálculos, emails, etc. Pero tengo una buena noticia para ti. Existe un método en donde puedes visualizar toda esta información, se llama el método Kanban.

¿QUÉ ES KANBAN?  

Es una metodología que busca entender cual es el flujo de trabajo que se debe desarrollar para lograr un objetivo. Este método desglosa las tareas y los distintos equipos de trabajo de tu negocio toman una de las actividades y la desarrollan, de esta forma le entregas confianza a tu personal y estos retribuyen con un trabajo eficiente.   
Esta metodología de gestión visual de proyectos ayuda a los equipos a mantener un equilibrio entre las tareas que deben realizar y su disponibilidad.   

ORIGEN.

El nombre Kanban viene de dos palabras japonesas, KAN 看 que significa Letrero y BAN 板 que significa un Tablero. Esto surgió en los años 1600, luego de los conflictos militares que se suscitaron en el país asiático, la economía comenzó a crecer y los negocios necesitaban atraer a su clientela, es por ello que, en las afueras de sus locales comerciales, colocaban sus carteles, con la información suficiente para llamar la atención del cliente. Este método sigue funcionando a lo largo del mundo, podemos ver miles de letreros publicitarios, que invitan a los potenciales clientes a ingresar y adquirir sus productos o servicios.

Luego de bastantes años, en 1940, la empresa Toyota estaba lejos de volverse el gigante de la industria automotriz que es ahora, ya que la metodología de esta compañía era la de sobreproducción, lo que provocaba tener mucho desperdicio, y falta de espacio en las bodegas; es por ello que el CEO de la compañía Kiichiro Toyoda, se dedicó a buscar la forma en poder ser las productivos y que la empresa saliera a flote.

Es en ese momento en que un joven ingeniero industrial Taiichi Ôno, luego de llevar un tiempo en la compañía, identifico y clasifico 7 residuos o puntos claves que conducían a la empresa a la falta de rendimiento y productividad. Estos 7 puntos siguen siendo claves en la actualidad.  

Puesto a que la sobreproducción no estaba brindando frutos a la compañía se llegó a la conclusión de que solo se produciría cuando fuese necesario. Esto exigía mantener la exigencia al mínimo mientras se aseguraban de un flujo de trabajo suave y elevado a largo plazo. Pero ¿Cómo se sabría que es lo que se necesitaba y cuánto?

Y Taiichi encontró la solución, crearía una metodología en base a tarjetas de papel para señalar y seguir la demanda de su fábrica, y llamo a este sistema “KANBAN”.

Las tarjetas Kanban se adjuntaban a cada producto terminado, y una vez que se vendía, las tarjetas se trasladaban de nuevo a la línea de producción. Los miembros del equipo sólo podían trabajar en el nuevo artículo a medida que la tarjeta que señalaba la demanda de éste volvía a ellos, y sólo una vez que el número de tarjetas Kanban pendientes alcanzaba un umbral definido. Cada material utilizado durante la producción también tenía su propia tarjeta Kanban adjunta, de modo que la señal de demanda fluía en última instancia a través de toda la cadena de producción, terminando en los proveedores externos.

Este método mejoro el rendimiento de la empresa y se expandió dentro de toda la división de maquinaria, luego se propago a toda la compañía, transformándola por completo y dándole el empuje que necesitaba.  

¿CÓMO FUNCIONA EL MÉTODO KANBAN?

En la actualidad la metodología se utiliza en tablas virtuales, visibles en tu celular, Tablet o computador. En esta tabla veras columnas que representan las etapas del trabajo a realizar. De igual forma puede hacerlo en una pizarra o en una pared en donde colocas post it con las tareas. Lo importantes es que esta pizarra este visible a todo el grupo de trabajo, de esta forma podrán ver el progreso que llevan.

En el tablero, coloca todas las tarjetas Kanban que señala una tarea y esta tarjeta de tarea avanza a través de las etapas del trabajo a medida que se finaliza.

1)      Lo primero que debes hacer es escribir todas las tareas a realizar y colócalas en la primera columna. Si tienes tareas de distintas áreas puedes realizarlas en tarjetas de diferentes colores.

2)      La segunda columna es para las tarjetas que están en proceso. Ten siempre presente que, si el proyecto tiene un plazo X, debes incorporar en la tarjeta el tiempo aprox. en que debería estar lista la tarea, de esta forma no te atrasaras en la entrega.

3)      Luego de cumplir con la tarea, pasas la tarjeta a la tercera columna. Este paso el trabajo esta en manos de quien debe realizar la revisión o en manos del cliente para su aprobación.

4)      La ultima columna es donde van las tarjetas finalizadas. Si utilizaras esta metodología con cada proyecto que realices, no saques las tarjetas de esta columna hasta que finalice por completo el proyecto. De esta forma tendrá visible el progreso.

Esta metodología es bastante flexible, ya que puedes utilizarla por un proyecto, por varios proyectos, trabajos mensuales, semanas e incluso diarios. Todo depende de lo que necesites y de tu forma de trabajar y de gestionar en tu empresa.

Para el buen desarrollo de esta metodología deben existir definiciones claras de cuando una tarea completada, la capacidad del tablero, definir los estados y los tipos de tarjetas y las métricas para poder mejorar.   

VENTAJAS

Utilizar esta metodología te ofrece muchas ventajas en tu trabajo.

1.- Visualización clara del trabajo.
Este método permite que los equipos vean todas las tareas pendientes, las que están en proceso y las finalizadas. Esto también permite visualizar cual es el área que debes mejorar.

2.- Eficiencia.
Este método ayuda a los equipos a centrarse en completar una tarea en específico, antes de comenzar en una nueva. Esto reduce la multitarea y mejora la eficiencia general del equipo.

3.- Flexibilidad y adaptabilidad.
Es un sistema altamente flexible que se puede adaptar a las necesidades cambiantes del equipo o del proyecto. No requiere una reestructuración completa de los procesos existentes, lo que facilita su implementación.

4.- Una reforma continua.
Esta metodología fomenta la mejora continua. Esto debido a que te entrega una visión clara del proceso, los equipos pueden identificar las áreas que deben cambia y mejorar, todo esto para optimizar el flujo del trabajo.

PLATAFORMAS  

Algunas de las plataformas mas usadas para implementar este método son Monday, Jira o Trello.        

Monday es un sistema operativo de trabajo simple, pero intuitivo, para que los equipos den flujo a sus trabajos, se ajusten a las necesidades cambiantes, generen transparencia. Monday.com hace que el trabajo en equipo funcione.

Jira es una herramienta de gestión de trabajo para los equipos de software que deben organizar y hacer un seguimiento del trabajo. Es flexible y se puede personalizar para trabajar con el flujo de trabajo especifico de tu equipo.   

Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, asi como supervisar tareas. Añade archivos, checklist o incluso automatizaciones: puede personalizarlo todo según las necesidades de tu equipo.

FLEXIBILIDAD.

Como indicamos anteriormente este método es flexible, pero no solo sobre los trabajos que debes hacer.  También puedes utilizar este método como emprendedor solo. Si esta iniciando tu propio proyecto de emprender, y necesitas planificar, puedes utilizar este método. De la misma forma puede hacerlo como estudiante, en cada tarjeta escribe las tareas que debes realizar, y el avance.

Este tipo de metodología te servirá de mucho para poder avanzar y mejorar. Si conoces otro tipo de metodologías o si utilizas Kanban, escríbenos en los comentarios.

Juntos seguimos creciendo.